¿Está pensando en organizar un evento con interpretación simultánea? ¿Qué deberemos considerar a partir de la contingencia COVID-19 para organizar un evento, ya sea presencial o mixto? ¿Deberemos considerar costos adicionales?
El covid-19 vino a cambiar nuestras rutinas y la manera en que estábamos acostumbrados a realizar nuestras actividades. En el momento en el que estoy escribiendo, la industria de congresos y convenciones se encuentra prácticamente detenida.
En este artículo hablaré sobre:
– Equipo desechable y desinfectado
– Intérpretes remotos y uso de internet
– Controles para la entrega de radio-receptores
– Uso de Smartphones como receptores

Equipo desechable

Un inevitable costo adicional que deberemos considerar para cualquier evento es el uso de audífonos desechables, ya que es equipo que entra en contacto directo con cada usuario. Hay que considerar opciones, teniendo en cuenta que calidad de estos audífonos será distinta dependiendo del presupuesto de cada organizador. Por supuesto le ofreceremos nuestra mejor opción, que es un balance de calidad y precio. No todo son malas noticias: existe la posibilidad de rotular estos audífonos y utilizarlos como parte de los souvenirs del evento (como suele hacerse con bolígrafos, blogs de notas, etc).
Adicionalmente, los radio-receptores que son manipulados por cada usuario y permanecen en sus manos durante la totalidad del evento, deberán entregarse completamente sanitizados.

Interpretación Simultánea Remota

Como he mencionado en ya varios artículos de este blog, la tecnología actual permite la posibilidad de hacer interpretación simultánea remota manteniendo la experiencia de audio intacta, tanto para la audiencia como para los ponentes, siempre y cuando el servicio cuente con las redundancias necesarias. Esta modalidad nos permite mantener al mínimo el personal que se encuentra de manera presencial en el recinto del evento y no implica aumentos de presupuesto importantes, más allá de que el organizador proporcione a nuestra cabina una conexión de internet estable y de al menos 20 megabytes por segundo.

Entrega de radio-receptores:

De acuerdo a las medidas propuestas por la Organización Mundial de la Salud, la estación para entrega de radio-receptores contará con marcas y señalamientos a manera de mantener la distancia debida y el uso de cubrebocas deberá ser obligatorio mientras se mantenga la contingencia. El organizador deberá considerar gel desinfectante suficiente de acuerdo al aforo del evento.

Uso de Smartphones

Existe la posibilidad de eliminar por completo el uso de radio-receptores, sustituyéndolos por los smartphones de los asistentes. ¿Cómo lo haríamos?
Se pondrán señalamientos con códigos QR en puntos clave del recinto, a manera de que los asistentes puedan escanear estos códigos con su smartphone y acceder así al audio de la interpretación simultánea.
Esta opción elimina por completo los costos relacionados con renta de radio-receptores y la compra de audífonos desechables queda a decisión del organizador. Sin embargo depende de la capacidad del recinto para mantener una conexión de Wi-Fi que soporte la transmisión de audio a toda la audiencia. También es importante considerar la batería de los smartphones y debido a que la recepción de audio consume una cantidad considerable de energía, esta modalidad es recomendable sólo para servicios con duración de máxima de tres horas. Todos estamos muy apegados a nuestros dispositivos, queremos usarlos y no quedarnos sin batería.

Espero que estas recomendaciones le sean de utilidad si es usted organizador u organizadora de un evento dentro de 2020. Como siempre, seguimos a sus órdenes.